Jumat, 29 Oktober 2010

Negosiasi


          Seringkali orang awam akan menangkap kesan bahwa negosiasi merupakan istilah lain untuk mengatakan “keterlibatan dalam konflik”. Namun menurut Oxford Dictionary negosiasi didefinisikan sebagai : “pembicaran dengan orang lain dengan maksud untuk mencapai kompromi atau kesepakatan untuk mengatur atau mengemukakan.” Istilah-istilah lain kerap digunakan pada proses ini seperti : pertawaran, tawar-menawar, perundingan, perantaraan atau barter.

            Dengan kata lain negosiasi adalah kegiatan yang dilakukan untuk mencapai suatu keadaan yang dapat diterima kedua belah pihak. Negosiasi diperlukan ketika kepentingan seseorang atau suatu kelompok tergantung pada perbuatan orang atau kelompok lain yang juga memiliki kepentingan-kepentingan tersebut harus dicapai dengan jalan mengadakan kerjasama.

           Negosiasi adalah pertemuan antara dua belah pihak dengan tujuan mencapai kesepakatan atas pokok – pokok masalah yang :
• Penting dalam pandangan kedua belah pihak
• Dapat menimbulkan konflik di antara kedua belah pihak
• Membutuhkan kerjasama kedua belah pihak untuk mencapainya.

          Negosiasi tidaklah untuk mencari pemenang dan pecundang; dalam setiap negosiasi terdapat kesempatan untuk menggunakan kemampuan sosial dan komunikasi efektif dan kreatif untuk membawa kedua belah pihak ke arah hasil yang positif bagi kepentingan bersama. (Ron Ludlow & Fergus Panton 2000 : 141 – 142)

PENTINGNYA SIKAP TERHADAP PERSELISIHAN DAN KONFLIK

          Negosiator yang berhasil memiliki sikap yang positif. Mereka dapat memandang konflik sebagai sesuatu yang normal dan konstruktif. Ketrampilan yang mereka gunakan untuk memecahkan konflik bukanlah “sulap”. Ketrampilan tsb dapat dipelajari. Sikap kita selalu penting, dan ini terutama berlaku dalam bernegosiasi. SIKAP mempengaruhi sasaran kita, dan sasaran mengendalikan cara orang bernegosiasi. Cara kita bernegosiasi menentukan hasilnya.

MENGEMBANGKAN FILOSOFI SAMA-SAMA MENANG DALAM NEGOSIASI

             Masing-masing pihak di dalam suatu negosiasi tentu ingin menang. Negosiasi yang berhasil berakhir dengan sesuatu yang dibutuhkan oleh kedua pihak. Setiap kali seorang negosiator mengancangi suatu situasi pertawaran dengan gagasan, “ Saya harus menang, dan benar-benar tidak peduli tentang pihak lawan”, maka bencana pun sudah diambang pintu. Konsep negosiasi sama-sama menang tidak sekadar didasarkan pada pertimbangan etika. Pihak yang mengakhiri suatu negosiasi dengan perasaan bahwa ia telah tertipu mungkin berusaha membalas dendam belakangan.

            Negosiasi sama-sama menang secara sederhana adalah “bisnis yang baik”. Ketika pihak-pihak yang berkepentingan di dalam suatu perjanjian merasa puas dengan hasilnya, mereka akan berusaha membuat perjanjian itu berhasil, tidak sebaliknya. Mereka pun akan bersedia untuk bekerja sama satu sama lain pada masa datang. Barangkali anda bertanya, “Bagaimana saya bisa menang di dalam suatu negosiasi bila saya membolehkan pihak lawan juga memenuhi kebutuhan mereka?”. Jawaban pertanyaan ini terletak pada kenyataan bahwa orang yang berbeda mempunyai kebutuhan yang berbeda.

            Bagi sebagian orang, kata kompromi mempunyai makna yang negatif. Bagi yang lain, kata ini menggambarkan prinsip beri/terima yang perlu dalam kehidupan sehari-hari. Umumnya tidak mungkin untuk mendapatkan sesuatu secara gratis – tampaknya selalu ada harga atau konsesi yang harus dibuat untuk menerima apa yang anda inginkan. Kata kompromi secara sederhana berarti membuat dan/ atau menerima konsesi (kelonggaran) (Robert B. Maddux 1991 : 12 – 16) Keberhasilan negosiasi pada intinya dapat ditingkatkan dengan sudut pandang pendekatan yang tepat. Bagian-bagian berikut memberikan tuntunan yang memadai di bawah sub-sub judul :

a)     Pokok masalah yang dinegosiasikan
        Waspadai adanya beberapa konteks dimana negosiasi tidak tepat untuk diadakan :
  • Menegosiasikan syarat-syarat perdagangan yang telah ditentukan oleh perusahaan     dengan   aturan yang tegas 
  • Menegosiasikan pokok-pokok yang mengabaikan peraturan mengenai diskriminasi ras, jenis kelamin, atau diskriminasi lainnya. 
  • Menegosiasikan prosedur dan tata-tertib perusahaan 
  • Menegosiasikan keputusan perusahaan yang telah diumumkan. 
  • Mengadakan negosiasi ketika semua pihak tidak hadir

b)     Persiapan negosiasi
        Setelah memastikan persoalan yang dapat Anda negosiasikan, maka selanjutnya adalah menentukkan apa yang Anda ingin capai, dan dengan siapa, pada setiap tahap negosiasi. Kenalilah tujuan-tujuan Anda, faktor-faktor yang sangat penting, dan hal-hal yang dapat Anda relakan dalam kondisi tertentu. Hanya setelah Anda menentukkan sasaran Anda, maka dapat dimulai mempersiapkan negosiasi.

         Dengan waktu yang Anda miliki, usahakanlah untuk mengetahui sebanyak-banyaknya tentang pihak lain :
  • Apakah dia independen atau bagian dari suatu tim? 
  • Apakah dia memiliki wewenang untuk membuat keputusan tanpa harus mengadakan rujukan balik? 
  • Jenis orang seperti apakah dia? 
  • Bagaimana tingkat pengalamannya sebagai seorang negosiator? 
  • Jenis pendekatan apa yang mungkin digunakan untuk mencapai hasil terbaik? 
  • Apakah kepentingan-kepentingannya, dan dengan urutan prioritas yang bagaimana? 
  • Perilaku seperti apa yang dapat Anda harapkan dari orang tersebut?

c)     Mencapai suasana yang tepat
       Suasana diciptakan dalam waktu yang sangat singkat : beberapa detik atau menit. Suasana dipengaruhi oleh hubungan antara pihak-pihak pada waktu lampau, harapan mereka saat ini, sikap persepsi, dan keahlian yang mereka miliki dalam bernegosiasi. Suasana dipengaruhi oleh konteksi pertemuan, lokasi, penataan tempat duduk, tingkat formalitas, penataan ‘domestik’.  

        Pada periode ice-breaking, Anda hendaknya berupaya untuk menciptakan suasana yang hangat, bersahabat, penuh kerja sama, dan praktis. Komunikasi verbal maupun non verbal (spt kontak mata) yang bersahabat dapat membantu menciptakan kondisi yang membuat orang-orang termotivasi untuk bekerja sama ; demikian pula sebaliknya.

d)     Taktik-Taktik Negosiasi
        Negosiator yang berpengalaman akan mencari kerjasama dalam topik-topik yang netral; negosiator yang mencari kekuasaan, akan berusaha untuk mengetahui kekuatan dan kelemahan Anda, serta prioritas dan perhatian Anda.

         Setelah menentukan tujuan-tujuan Anda, strategi dan kekuatan relatif tawar menawar Anda, pendekatan apa yang Anda ingin gunakan dalam proses negosiasi? Taktik-taktik apa yang akan Anda gunakan?
  • Apakah Anda membuka dengan mengajukan permintaan-permintaan Anda terlebih dahulu atau belakangan?
  •  Bagaimana Anda mengambil inisiatif? 
  • Rencana cadangan apa yang Anda miliki untuk menghadapi hal-hal yang tidak diharapkan? Menghentikan negosiasi? Kembali pada unsur pokok untuk mendapatkan tuntunan? Menyetujui, tetapi kemudian tidak menepati kesepakatan tersebut? Apakah konsekuensi dari setiap tindakan ini dalam jangka pendek/ dalam jangka panjang, dalam kaitan dengan kredibilitas Anda dan kekuatan tawar menawar pihak lain
  •  Apakah yang Anda ketahui mengenai individu-individu dalam tim lain? Kekuatan dan kelemahan mereka? Kepribadian mereka? Apakah mereka memilih gaya tertentu yang dapat Anda serang? 
  • Bagaimana kemahiran mereka dalam menggertak? Bagaimana dengan kemahiran Anda sendiri? Apakah gertakan merupakan taktik yang bermanfaat dalam situasi tertentu? 
  • Apakah Anda yakin dapat membedakan antara fakta, opini, asumsi, dan rumor? Akankah pihak lain menerima fakta-fakta yang Anda miliki? 
  • Bagaimana Anda dapat menjual keuntungan-keuntungan proposal Anda dengan sebaik-baiknya? 
  • Bagaimana Anda dapat menjelaskan dengan sebaik-baiknya konsekuensi-konsekuensi yang tidak menyenangkan apabila pihak lain menolak usul Anda? 
  • Bagaimana Anda menangani kelemahan proposal/ argumen Anda? 
  • Apakah argumen Anda masuk akal / logis, atau lebih bersifat emosional? Atau di antara keduanya? Dimana Anda dapat menggunakan salah satu argumen di atas dengan sebaik-baiknya. 
  • Kapan saat terbaik untuk mengajukan proposal Anda? Bagaimana agar Anda dapat menggunakan waktu yang tersedia dengan sebaik-baiknya? 
  • Dimana Anda ingin negosiasi tersebut diadakan? Dikandang sendiri? Di kandang mereka (lawan)? Di tempat netral? 
  • Siapakah yang Anda inginkan untuk memimpin pertemuan? Anda atau mereka? 
  • Bagaimana seharusnya tingkat realitas permintaan pertama Anda? Anda ingin mengajukan suatu permintaan pembukaan? atau menggunakan pendekatan problem solving ? 
  • Pada tahap apa sebaiknya Anda memberikan informasi? atau menahannya?Apakah Anda memiliki kemampuan teknis/ know how dalam menegosiasikan pokok-pokok persoalan secara efektif? di mana Anda dapat memperoleh dukungan dalam bidang tersebut, jika perlu? 
  • Apakah Anda memiliki kemampuan sosial dalam mengelola hubungan Anda dengan pihak lain?

e)    Gaya-gaya negosiasi
       Dalam gaya negosiasi dapat dijelaskan dalam dua dimensi, yaitu arah dan kekuatan.
1. Arah berbicara tentang cara kita menangani informasi.
  • Mendorong (push) : memberi informasi, mengajukan usul, melalaikan kontribusi orang lain, mengkritik, bertindak sebagai pengganggu – semua taktik yang berlaku tergantung sifat dan konteks negosiasi. 
  • Menarik (pull) : mengajukan pertanyaan untuk mendapatkan informasi, meminta saran, memastikan pemahaman, meminta kejelasan, menyatakan perasaan kita.
2. Kekuatan berbicara tentang keluwesan kita untuk beranjak dari kedudukan kita yang semula.
  • Bersikap keras : kita ingin menang berapapun harganya, tidak akan mengalah atau mundur, tidak akan menerima tawaran apapun – kita mengejar sasaran yang tinggi – 
  • Bersikap lunak : kita mengalah, ragu-ragu, sulit untuk berkata tidak, menyesuaikan diri – sasaran yang kita kejar rendah. Kita dapat mengambil sikap keras dalam beberapa persoalan dan bersikap lunak dalam persoalan-persoalan yang lain : hal ini memberikan petunjuk jelas mengenai hasil yang menjadi prioritas.

f)     Mencari penyelesaian
       Dalam mencari penyelesaian, tujuan Anda hendaknya agar kedua pihak memperoleh kemenangan, atau seburuk-buruknya dinyatakan seri. Analogi berikut ini adalah contoh pilihan-pilihannya : 
  • KALAH/ KALAH Singkirkan kue tsb agar tidak satu pihakpun mendapatkannya. 
  • MENANG/ KALAH Berikan kue tsb kepada salah satu pihak atau iris dengan tidak sama rata. 
  • SERI Iris kue tsb tepat di tengah-tengah 
  • MENANG/ MENANG Buat dua buah kue atau buat kue yang jauh lebih besar.
       Temukan dulu kepentingan yang sama, baru kemudian mencari kepentingan yang saling bersaing dengan metode berikut :
  • Ciptakan suasana yang memampukan kedua pihak untuk sebanyak mungkin mengemukakan buah pikiran yang relevan bagia suatu pemecahan. 
  • Hindari penilaian dini sehingga semua buah pikiran telah dikemukakan. 
  • Pusatkan perhatian pada masalah, bukan pada pribadi yang terlibat. 
  • Ketahui apa yang hendak Anda capai. 
  • Jangan menanggapi pertanyaan-pertanyaan retoris yang dimanfaatkan untuk mendukung kedudukan, bukan untuk mengemukakan kepentingan.

g)     Situasi fall back
      Sering terjadi dalam negosiasi pihak-pihak yang terlibat tidak mencapai kemajuan dalam negosiasi, betapapun besar keinginan kedua pihak untuk mencapai suatu solusi. Maka Anda perlu mempersiapkan dan menerapkan BATNA (suatu situasi dimana Anda berada dalam posisi harus mencapai kesepakatan, dan mitra Anda menyadari hal tsb).
BATNA = BEST ALTERNATIF TO A NEGOSIATED AGREEMENT atau Alternatif Terbaik untuk Mencapai Kesepakatan melalui Negosiasi [Fisher dan Urg, Getting to Yes, Hutchinson].
         Dengan adanya BATNA, anda mungkin tertolong untuk meneruskan negosiasi secara felksibel yaitu :
  • Mengetahui alternatif terbaik dari kegagalan mencapai kepentingan utama anda. 
  • Memperkirakan nilai BATNA Anda dalam hubungan dengan tawaran terbaik yang ada.

h)     Perilaku dalam negosiasi
        Dalam negosiasi seringkali kita berhadapan dengan dengan orang-orang yang lebih suka mempertrahankan pendirian yang kaku, dengan gaya garis keras, tanpa menyadari adanya alternatif yang lebih efektif. Jika hal ini terjadi, petunjuk berikut perlu Anda perhatikan :
  1. Pertahankan pendekatan yang sopan dan professional 
  2. Jangan membalas perilaku yang tidak menyenangkan 
  3. Terus menegosiasikan kepentingan Anda, sambil bertanya tentang alasan pendirian mereka dan cobalah untuk memperlihatkan kelemahan pendirian mereka dengan diskusi yang logis dan masuk akal. 
  4. Mintalah pandangan dan kritikan terhadap pendirian Anda, sarankan lawan Anda untuk mencoba melihat situasi dari sudut pandang Anda. 
  5. Pusatkan pada permasalahan yang sedang dibahas 
  6. Jangan tanggapi serangan yang bersifat pribadi dan tidak masuk akal dengan tetap berdiam diri. 
  7. Mintalah kriteria, alasan-alasan, data-data pendukung, kesimpulan atau petunjuk yang obyektif. 
  8. Perlihatkan antusiasme Anda untuk suatu solusi yang adil dan ungkapkan kembali kesediaan Anda untuk mencapai dan menyetujui kriteria yang obyektif. 
  9. Perhatikan tanda-tanda adanya kerjasama dan beri dukungan, sambutan, pujian, dan kepastian bahwa kerjasama akan menjadi pusat perhatian Anda. 
  10. Secara periodik buatlah ringkasan bidang-bidang yang telah mencapai kesepakatan, dengan memperlihatkan antusiasme Anda pada langkah-langkah yang telah berhasil membawa kesepakatan. 
  11. Jangan menanggapi trik-trik berikut :
  • Serangan terhadap pribadi, nama orang, dll 
  • Komentar-komentar yang menyesatkan, rumor, dan kebenaran yang tidak utuh. 
  • Pertanyaan-pertanyaan retoris 
  • Hal-hal yang menyerempet bahaya 
  • Tuntutan yang tinggi dan mustahil 
  • Upaya-upaya untuk membuat Anda stress 
  • Diperkenalkannya pada menit terakhir orang baru yang berwenang membuat keputusan, setelah sebelumnya Anda mendapat penjelasan bahwa Anda tengah bernegosiasi dengan pembuat keputusan.

i)     Mengakhiri Negosiasi
       Untuk memantau perkembangan negosiasi, hal-hal berikut perlu diperhatikan :
  • Apakah semua pihak memahami dengan jelas apa yang telah disepakati? 
  • Apakah semua pihak berkomitmen terhadap kesepakatan tsb? 
  • Apakah diperlukan pertemuan lain untuk membahas pokok-pokok yang kecil [atau yang besar? kapan? 
  • Bagaimana perasaan kedua pihak terhadap kesepakatan yang telah dibuat? Apakah dirasa adil? Apakah kita puas? Apakah justru kita saling mengecam? Saling mempertahankan pendirian ? kecewa?

        Entah anda seorang freelancer atau profesional, Anda tidak akan bisa jauh dari proses negosiasi. Saya melihat negotiation itu seperti sebuah argumen yang melibatkan 2 belah pihak dalam proses untuk mencapai suatu kesepakatan. Bila Anda sedang membangun sebuah start-up, negotiation sudah seharusnya menjadi salah satu skil yang patut dimiliki.
       
        Berikut ada beberapa tip yang patut diketahui:
1)     Understand Your Strength
        Beberapa tip strategi di buku The Art of War, oleh Sun Tzu, dikatakan bahwa sudah selayaknya kita mengerti kekuatan dan kelemahan kita sebelum maju ke medan pertempuran. Begitu juga dalam proses negosiasi, kita sudah sepatutnya mengerti posisi dan situasi kita.
        Strength bisa berupa sebuah konsep yang kuat dengan model bisnis yang matang, tidak hanya sebuah pernyataan atau ide dasar.

2)     Understand Your Weakness
        Sebelum melakukan negosiasi, sudah sepatutnya kita mengerti titik kelemahan kita. Gunanya supaya kita mengerti bagaimana menjawab atau menjelaskan hal tersebut, bila dijadikan pegangan oleh lawan.
        Bila pageview masih kecil, mungkin bisa mengalihkan perhatian ke nilai positif lain yang lebih menunjang.

3)     Know What They Want
        Dari proses negosiasi yang berbelit ini, apa kiranya yang mereka mau? Sebuah mobil keluarga untuk jumlah anggota yang baru saja bertambah? Atau putra remaja yang beranjak dewasa, sehingga membutuhkan kendaraan sendiri?
Dengan mengerti kemauan lawan, kita bisa menyesuaikan diri dengan penawaran yang kita lakukan.

4)     Start with an Agreement
       Sebelum melangkah masuk dalam proses negosiasi, kedua belah pihak sudah seharusnya ada sebuah persetujuan. Bukan hanya tentang apa yang akan dinegosiasikan, tetapi latar belakang dari hal yang sedang dibicarakan.
        Bukankah kita setuju bahwa jumlah pengguna internet Indonesia bakal booming dalam waktu dekat? Dan kita sudah sepantasnya bersiap-siap dari sekarang?

5)    Collect Facts to Support Strength
       Suatu argumentasi perlu data dan fakta penunjang, bukan hanya berdasarkan omongan. Oleh karena itu, kita perlu dukungan fakta yang relevan guna menunjang argumentasi kita yang positif.

6)     Build Reasons to Cover Your Weakness
        Kelemahan yang Anda miliki, dan telah disadari juga perlu perhatian khusus. Lawan kadang berpendirian keras akan kelemahan Anda, sehingga tidak menguntungkan posisi Anda dalam proses negosiasi.
      
7)      If You Hit a Wall, Try a Different Angle
        Kadang dalam suatu negosiasi, lawan bisa bersikeras akan pendapatnya. Kita tidak perlu ngotot bahwa kita benar dan dia salah. Namun kita bisa berusaha melakukan pendekatan lain dari sudut pandang yang berbeda.

8)     Watch, Listen, and Learn
        Bila berbicara terlalu banyak, lawan akan mengetahui lebih banyak tentang kita. Kadang kita cukup diam dan membiarkan lawan berbicara, sekaligus memperhatikan gerak-gerik dan bahasa tubuhnya. Yakin atau ragu-ragu?

9)      Understand Your Bottom Line
        Bottom-Line dalam hal ini adalah berapa limit bawah Anda, yang harus diputuskan sebelum melakukan negosiasi. Seperti berapa jumlah jam kerja minimal untuk projek web tersebut? 40 jam? Bila harga yang ditawarkan tidak cukup untuk 40 jam kerja, maka Anda harus siap merelakan untuk tidak menerima proyek tersebut, bila harga tidak pantas. Jangan tergeret ambisi dan persuasi lawan, dengan mengerti batasan sebelum memulai.

10)     Always Have a Fall Back Plan
         Anda hanya patut melakukan persetujuan bila semuanya sudah jelas. Tidak perlu kita melakukan sesumbar, yang nantinya malah digunakan lawan untuk mengunci posisi kita dalam proses negosiasi. Bila memang tidak setuju, kita bisa mundur dari proses negosiasi tanpa dibebani tanggung jawab atau omongan kita sebelumnya.


Tidak ada komentar:

Posting Komentar